ACCESS

Access is ontworpen om een grote hoeveelheid gegevens te kunnen beheren. Men spreekt van een database of gegevensbank. Voorbeelden van databases zijn:

adresboek/ telefoonboek
stockbeheer
klantenkaart
rijksregister
overzicht betalingen
facturen
inkomsten per dag
... (vind er nog zelf een paar andere)

Met beheer bedoelen we een vlotte manier om de gegevens in de databank in te geven, bewerkingen uit te voeren, te filteren, overzichten te maken, grafieken te tonen, enz... Excel kan ook een grote hoeveelheid gegevens bevatten en is zeer snel om te rekenen. Maar Excel moet toch de duimen leggen voor Access als het gaat om het beheer van deze gegevens. Zelfs in deze korte kennismaking zal dit duidelijk worden.

Laten we Access opstarten. Er verschijnt bij het maken van een nieuwe database iets eigenaardigs. Je bent verplicht om eerst je database op te slaan! In Word schrijf je eerst je brief en daarna sla je hem op. In Access moet je eerst opslaan en dan pas de gegevens invoeren... Access slaat namelijk automatisch alle gegevens op. Je kan dus nooit door verstrooidheid of defect gegevens kwijt raken. Daarvoor moet moet het programma echter weten, waar en onder welke naam er moet bewaard worden. Na deze opslagprocedure (hier onder de naam ledenbestand) zien we volgend scherm:

	Tabellen: bevatten de gegevens
	Query's: bewerkingen met de gegevens.
	Formulieren: om op een ordentelijke manier gegevens in de tabel te brengen
	Rapporten: om op een ordentelijke manier gegevens uit de tabellen te tonen.

Deze vier belangrijke objecten worden nu van naderbij besproken.

We bouwen een database op 'ledenbestand'.
Deze kan je desnoods hier downloaden. (eerst opslaan en dan openen)

1. TABELLEN

We kiezen voor 'tabellen maken door gegevens in te voeren'. Tabellen reageren op alles wat je reeds in Excel geleerd hebt. Je kan er echter geen formules in schrijven. In een tabel komen de gegevens die bij elkaar horen. zo zal de tabel tblBetalingen de gegevens omtrent het lidmaatschap bijhouden. De tabel tblKompetitie houdt dan weer de sportieve prestaties bij van de leden, enz...

	Een kolom word een 'veld' genoemd, een rij een 'record'. Door dubbelklikken op de kolomkop kan je de naam van een veld instellen. Welke velden zou je nog aanmaken als penningmeester van de sportclub. Hoeveel records heeft je club als er 52 leden zijn?
	We maken (slechts) vier velden aan en vullen ze in met enkele gegevens. Net zoals in Excel kan je de velden verbreden indien nodig.
	Als je het tabelvenster sluit, dan wordt gevraagd of je de structuur van de tabel wilt opslaan. We geven het een toepasselijke naam. Een database kan dus verschillende tabellen bevatten.
	We gaan akkoord om een primaire sleutel te maken. Primaire sleutels spelen een rol als je de tabellen met elkaar wil verbinden. (Dit komt later aan bod)
	Onze tabel is gemaakt. Door dubbelklikken kunnen we hem nu openen om gegevens toe te voegen of te wijzigen/ verwijderen. Nu zal niet meer gevraagd worden om op te slaan. Inderdaad, de structuur van de tabel is reeds gemaakt en de gegevens worden automatisch bewaard.
	Ziehier het resultaat. De veldnaam Id (primaire sleutel) heb ik gewijzigd naar lidnr.

Maak een tabel tblKompetitie met volgende velden lidnr, discipline, punten. Volg daarbij exact dezelfde werkwijze als in het vorige voorbeeld.

Het eerste veld is weer als primaire sleutel bijgemaakt door Access zelf. Merk op dat we genoeg hebben aan het lidnummer. We zullen later zien hoe we de naam van de persoon toch zichtbaar kunnen maken.

2. QUERY'S

Query's (Eng: to query = onderzoeken) zorgen ervoor dat we de gegevens kunnen bewerken. Bij het klikken op het query object krijg je dit:

Query's kunnen gegevens van verschillende tabellen samenbrengen en sorteren
	We starten een query vanuit de ontwerpweergave en selecteren de twee tabellen.
	We zien dat Access een relatie maakt tussen beide velden met dezelfde naam (lidnr). Door dubbelklikken op de veldnaam selecteren we vier velden in de query. We sorteren tegelijkertijd op twee velden. Laat ons eens kijken naar het resultaat...
	Een overzicht van de leden en hun prestaties...
	Bij sluiten wordt gevraagd om de query op te slaan. We geven het een passende naam. Later kan dan de query met misschien nieuwe gegevens opnieuw gebruikt worden.
Query's kunnen wiskundige bewerking uitvoeren en gegevens filteren
	Deze query zal het totaal tonen dat in kas moet zijn...We selecteren de tabel tblBetalingen in het query ontwerp. We selecteren daaruit twee velden: lidgeld en betaling. Na klikken op de omkaderde knop stellen we de query in zoals voorgesteld. Ziehier het resultaat.
	Blijkbaar moet er € 45 in kas zijn. Waarom moeten we filteren in het veld 'betaling'? We bewaren de query onder de naam qryTotaalInKas
Query's kunnen groeperen
	Met dezelfde knop kan je deze query maken. Voorspel eens wat er zal gebeuren.
	Inderdaad. Het gemiddelde van de punten van de leden wordt genomen maar gegroepeerd over al hun prestaties. We slaan op als qryPuntenPerLid
Een overzicht van wat we gemaakt hebben:
	De drie query's staan klaar om gebruikt te worden. Als de gegevens wijzigen, dan zullen de query's de nieuwe gegevens tonen.

3. FORMULIEREN

Tot hiertoe hebben we gegevens in de tabellen gebracht via de tabellen zelf. Dit is nogal Excel-achtig... Access levert je een volledig opmaak gedeelte om het ingeven van de gegevens professioneel te maken. Via formulieren komen ze in de tabellen terecht.

	Deze keer kiezen we voor de wizard...
	We nemen de tblBetalingen en selecteren alle velden. Klik maar onmiddellijk op Voltooien.
	Dit is het resultaat. Via de record kiezer (onderaan) kan men vlot in de records navigeren. We gaan een nieuw lid toevoegen...
	Klik op de knop met het sterretje...Zo vul je de nieuwe gegevens in. Test de andere knoppen uit...
	Na openen van de tabel, zie je dat de gegevens inderdaad ook hier aanwezig zijn.
	Door klikken op de ontwerpknop en gebruik te maken van de werkbalken kan je de opmaak instellen. De knoppen zijn ons reeds bekend van andere programma's.
	Zo ziet het resultaat er uit tot hier toe. Maak het formulier verder af... Je kan de objecten selecteren door klikken of door er een lijn rond te trekken.
	Werk tot het er zo uitziet. De menu Opmaak heeft ook vele mogelijkheden. Test ze uit.

4. RAPPORTEN

Als laatste van de vier objecten die we bespreken komen de rapporten aan de beurt. Rapporten dienen om kant en klare afdrukbare overzichten te geven. We maken weer gebruik van de wizard en gebruiken nu onze zelf gemaakte query qryOverzichtPrestaties.

	We selecteren alle velden van deze query en klikken op volgende.
	We neme lidnr als groepering en klikken op Volgende...
	We sorteren op naam en dan op discipline. Nu vinden we het welletjes en klikken op Voltooien. Kijk eens wat de mogelijkheden zijn van 'Opties voor totalen'. We maken er echter geen gebruik van...
	Dit is het resultaat...In het ontwerp kan je nu weer de cosmetica gebruiken... Test dit uit.
	Een voorbeeld van een (simpel) rapport. Klaar om af te drukken...

Je hebt nu kennis gemaakt met de vier hoofdpijlers van Access. In deel 3 is er een nadere beschouwing van Access.