|
|
||||
|
|
||||
|
|
||||
|
|
||||
 |
MAILMERGE Mails versturen naar meerdere personen tegelijk is gemakkelijk... Je kunt de mailadressen scheiden door komma of puntkomma in je mailprogramma.
Toch is dit geen Mailmerge. Er is maar sprake van Mailmerge als de inhoud van de mails verschillend is. Je kent ze wel; de berichten die persoonlijke gegevens bevatten in de tekst. Bijvoorbeeld:
Het is mogelijk dat elke brief apart werd aangemaakt, met kopiëren en plakken, en daarna telkens werd verstuurd. In dat geval moet de secretaresse van deze verzekeringsmaatschappij dringend eens dit hoofdstukje doornemen... Werkwijze: De brief wordt geschreven met een tekstverwerker zoals Word. Mailmerge haalt dan zijn gegevens uit een gegevensbestandje of database zoals Access. Je moet maar één brief schrijven en op de door jou aangeduide plaatsen worden dan telkens de gegevens uit de database gehaald. We beginnen met de database. 1) Aanmaken van de database Alhoewel in Word de gegevens ook in een Wordbestand kunnen worden opgeslagen, geven we hier de voorkeur aan de meer professionele benadering. We openen Microsoft Access... (Ik hou er rekening mee dat je nog nooit met Access gewerkt hebt...)
Open Access en kies Nieuw
Lege database
geef het een gepaste naam bvb ledenbestand
dubbelklik op 'Tabel maken door gegevens in te voeren'
Dubbelklik nu op de veldnamen. (Veld1,Veld2,...)
en geef het gepaste namen (aanspreking, voornaam,...)
Vul daarna gegevens in. Als je klaar bent, sluit je dit venstertje. Access zal vragen om op te slaan.
Je zegt natuurlijk 'Ja'. We willen niet dat ons werk verloren gaat...
Geef het een naam bvb GegevensLeden
Je krijgt een vraag ivm met een primaire sleutel. Die hebben we niet nodig. Klik 'Neen'.
Nu is je tabelletje zichtbaar. Je kunt dit openen door dubbelklikken.
Zo kan je desnoods gegevens toevoegen, wijzigen en wissen. Je database is nu klaar voor Mailmerge. 2) Het schrijven van de brief Open Microsoft Word
en kies 'Afdruk samenvoegen'
kies E-mailberichten en klik telkens volgende
In stap drie moet je bladeren naar je Access database.
Je krijgt de mogelijkheid om desnoods records af te vinken, indien je bepaalde personen niet wil mailen.
kies de volgende stap
en begin met je mail te schrijven. Telkens je iets van de database wil invoegen klik je op 'Meer items'
Laat spaties indien nodig tussen de velden. Kies voor de volgende stap.
Hier krijg je een voorbeeld te zien met de gegevens van het eerste record.
Je kan desnoods via de
Kies Elektronische post.
Vul een passend onderwerp in. De wizard heeft ook ons veld met naam emailadres als 'mailer' geselecteerd. Hij heeft ontdekt dat daar de mailadressen in staan. Als je nu op OK klikt zijn de mails weg. Desnoods honderden... en iedereen heeft de indruk dat je de mail persoonlijk geschreven hebt...
Soms vraagt het mailprogramma (bvb Outlook Express) per mail of dit wel in orde is. Om niet honderd keer op ja te moeten klikken, vink je de bovenstaande waarschuwing af. Je komt er via Extra => Opties. Je hebt nu kennis gemaakt met Mailmerge, een veel gebruikte toepassing die zeer veel werk uitspaart. Webdesigners maken ook gretig gebruik van deze techniek. On-line hebben de mensen bvb ooit hun e-mail adres en andere gegevens ingetypt op een site. Deze gegevens worden bewaard in een database en kunnen dus gebruikt worden voor Mailmerge... meestal voor reclame.
|
en
knoppen nog andere records bekijken. Ga
naar de volgende stap.
